Dich vụ số hóa tài liệu lưu trữ là gì? Giải Pháp

Số hóa tài liệu lưu trữ là gì?

Khái niệm số hóa tài liệu

Số hoá tài liệu , dữ liệu lưu trữ là hình thức chuyển đổi các dữ liệu truyền thống bên ngoài thành dạng dữ liệu số mà máy tính có thể hiểu được.

Thế nào là số hóa tài liệu

Thông thường, các dữ liệu dạng chữ, hình ảnh, âm thanh… sử dụng trên máy tính và được máy tính nhận biết đúng định dạng, được gọi chung là dữ liệu số. Quá trình chuyển các dạng dữ liệu truyền thống như các bản viết tay, bản in trên giấy, hình ảnh… sang chuẩn dữ liệu trên máy tính và được máy tính nhận biết được gọi là số hoá dữ liệu.

Mục đích của số hóa tài liệu

Hãy tưởng tường rằng phải mất bao nhiêu giấy tờ và không gian để lưu trữ kho kiến thức khổng lồ của nhân loại ngày một nhiều; hơn nữa việc bảo quản và phạm vi sử dụng bị hạn chế. Do vậy bắt buộc chúng ta phải nghĩ đến giải pháp số hóa dữ liệu. Việc số hóa dữ liệu sẽ giúp việc lưu trữ, truy xuất, chi sẻ, tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng và dễ dàng nhất.

Ưu điểm và Hạn chế của số hóa tài liệu

Ưu điểm

- Giúp việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ, tìm kiếm thông tin một cách dễ dàng

- Linh hoạt trong việc chuyển đổi sang các loại dữ liệu số khác nhau

- Giảm chi phí tối đa cho việc quản lý, không gian lưu trữ

- Có khả năng chỉnh sửa và tái sử dụng dữ liệu

Hạn chế

- Cần đầu tư ban đầu về công nghệ, cơ sở hạ tầng CNTT, máy móc hiện đại.

- Dữ liệu dễ bị sao chép và sửa đổi trái pháp luật.

- Việc triển khai sử dụng gặp nhiều khó khăn do phải thực hiện training đồng bộ và có hệ thống. Ngoài ra việc bảo mật dữ liệu cũng là một thách thức lớn.

Giải pháp số hóa tài liệu

Đối với loại hình tài liệu không OCR: Tài liệu sau khi scan có thể sử dụng một số phần mềm xử lý ảnh như: Photoshop, OmiPage, … để chỉnh sửa và chuyển đổi sang định dạng pdf. Đối với giải pháp này Công ty Đông Kinh đề xuất sử dụng phần mềm xử lý do công ty nghiên cứu và phát triển. Sản phẩm sau khi số hóa

Đối với loại hình tài liệu OCR: sử dụng phần mềm FineReader Engine của hãng ABBYY. Phần mềm này có một số ưu điểm nổi trội so với các giải pháp khác.

Quy trình số hóa tài liệu

1. Khách hàng gửi sách và tài liệu đóng tập cho chúng tôi. Hai bên ký biên bản giao nhận có nêu rõ chi tiết tình trạng sách và tài liệu khi nhận: số tài liệu, tên tài liệu, số trang, tình trạng… Và yêu cầu chi tiết về sản phẩm cuối cùng bao gồm:

- Hình ảnh: Màu, đen trắng, xám (grayscale)

- Dạng file: TIFF, JPEG, PDF, Word.

- Siêu dữ liệu: XML

2. Các chuyên viên kỹ thuật của chúng tôi đã được đào tạo tại Hoa Kỳ về dịch vụ số hoá  sẽ 

tiến hành số hoá sách và tài liệu của Khách hàng theo đúng công nghệ kỹ thuật vượt trội.

- Chụp, cân chỉnh trang, nâng cao chất lượng hình ảnh, làm trắng tự động theo khối dữ liệu (định dạng ảnh TIFF hoặc JPG).

- Chuyển sang định dạng PDF ảnh tĩnh và thêm bookmark cho tài liệu (tùy chọn).

- Xử lý nhận dạng ký tự quang học (OCR): Chuyển tài liệu từ dạng ảnh sang PDF hoặc Word có thể tìm kiếm toàn văn (tùy chọn).

- Biên mục siêu dữ liệu: Siêu dữ liệu mô tả (theo chuẩn Dublin Core), siêu dữ liệu cấu trúc, siêu dữ liệu kỹ thuật (tùy chọn).

Vì dịch vụ số hoá định hướng thư viện nên chúng tôi tuân thủ các tiêu chuẩn chuyên ngành thư viện như MARC21, DublinCore, METS, Z39.50,...

3. Đưa các tệp tin tài liệu đã số hoá lên phương tiện lưu trữ do Khách hàng lựa chọn theo các dạng: CD ROM, DVD ROM, hay cho khách hàng tải về qua mạng Internet bằng giao thức FTP.

4. Hoàn trả sách và tài liệu cho Khách hàng ở tình trạng nguyên vẹn như ban đầu cùng với tài liệu số.

Dịch vụ số hóa tài liệu

Dịch vụ số hóa tài liệu của chúng tôi cung cấp cho quý khách hàng những giải pháp tối ưu khi phải đối mặt với khối tài liệu đồ sộ lên đến hàng chục ngàn thậm chí cả triệu trang. Với các dòng máy scan tốc độ cao (20 – 130 tờ/phút) nhãn hiệu Kodak cùng với sự tích hợp công nghệ của phần mềm xử lý hình ảnh thông minh Kodak Capture Pro sẽ giúp quý khách hàng có được những hình ảnh và nội dung tài liệu hoàn hảo nhất trong khoảng thời gian ngắn nhất và với chi phí thấp nhất.

Tùy vào yêu cầu của quý khách hàng mà chúng tôi sẽ đề nghị gói dịch vụ scan phù hợp. Hiện tại, chúng tôi cung cấp 2 gói dịch vụ chính: Scan tại địa điểm của khách hàng (Onsite) và Scan tại Văn phòng của chúng tôi (Offsite).

Rated 4.6/5 based on 28 votes